Beberapa Tahapan Data yang perlu Di siapkan Dalam Program Perlindungan Sosial

Tahapan Penyiapan data

Permintaan data dari Basis Data Terpadu untuk Program Perlindungan Sosial akan diproses melalui 4 tahapan sebagai berikut:

Tahap-1: Administrasi

Pada tahap ini, Sekretariat TNP2K memproses surat permintaan data untuk penerbitan disposisi ke unit penetapan sasaran program penanggulangan kemiskinan (UPSPK). Perlu menjadi perhatian bahwa Sekretariat TNP2K hanya akan memproses surat permintaan data yang menggunakan kepala surat instansi/lembaga resmi dan ditandatangani oleh pimpinan instansi/lembaga tersebut. Untuk permintaan data individual DENGAN/TANPA nama dan alamat, surat permintaan data harus dilengkapi dengan dua dokumen pendukung sebagai berikut:

1.  Gambaran program yang akan menggunakan data individual dengan nama dan alamat. FormulirGambaran Program yang Menggunakan Data Individual Dengan Nama dan Alamat dari Basis Data Terpadu dapat diunduh disini.
2. Surat pernyataan yang menyatakan bahwa data individual dengan nama dan alamat dari Basis Data Terpadu hanya akan digunakan untuk keperluan penetapan sasaran program penanggulangan kemiskinan dan perlindungan sosial. Formulir Surat Pernyataan Pemanfaatan Data dari Basis Data Terpadu untuk Program Perlindungan Sosial dapat diunduh disini.

Apabila surat permintaan data belum memenuhi persyaratan administrasi sebagaimana tersebut di atas, maka Sekretariat TNP2K melalui UPSPK akan menghubungi instansi/lembaga pemohon – apabila alamat dan nama kontak instansi/lembaga dicantumkan – untuk menginformasikan syarat-syarat administrasi yang masih perlu dilengkapi.

Tahap-2: Konsultasi

Setelah syarat administrasi untuk permintaan data dari Basis Data Terpadu dilengkapi, maka Sekretariat TNP2K akan menerbitkan disposisi kepada UPSPK untuk menindaklanjuti permintaan data tersebut. Setelah disposisi diterima, tim UPSPK akan menghubungi kontak yang ditunjuk oleh instansi/lembaga pemohon untuk melakukan klarifikasi terkait detil data yang diperlukan, termasuk variabel-variabel data yang dibutuhkan dan dapat disediakan oleh Basis Data Terpadu, format data yang dapat dikelola oleh instansi/lembaga pemohon, dan cara pengiriman/penyerahan data kepada pemohon. Informasi detil mengenai data yang diperlukan ini akan didokumentasikan dan diproses untuk persetujuan internal TNP2K.

Tahap-3: Pengolahan Data

Tim Sistem Pengelolaan Informasi (Management Information System/MIS) akan menarik dan mengolah data/variabel data dari Basis Data Terpadu sesuai dengan informasi detil mengenai data yang telah dikonsultasikan dengan pemohon dan mendapatkan persetujuan internal TNP2K. Proses pengolahan data memerlukan waktu 2-4 hari, tergantung pada format data yang diminta oleh pemohon. Data dalam formal SQL dapat diselesaikan dalam waktu 1-2 hari, sedangkan data dalam format Excell dapat memerlukan waktu hingga 4 hari untuk pengolahannya. Setelah pengolahan data selesai, data yang tersedia akan dicek oleh 2 tim yang berbeda di dalam UPSPK untuk memastikan kelengkapan data sesuai dengan permintaan pemohon. Proses pemeriksaan ini diselesaikan dalam waktu 1 hari setelah data selesai diolah oleh tim MIS. Data yang telah dicek dan dapat dipastikan kelengkapannya akan disalin ke compact disc (CD) dan diberi label identitas dan registrasi.

Tahap-4: Pengiriman / Penyerahan Data

Salinan data dalam CD (CD Data) dapat diserahkan kepada pemohon melalui pos atau secara langsung kepada pemohon apabila pemohon datang ke kantor TNP2K. UPSPK akan menghubungi instansi/lembaga pemohon untuk memberitahukan bila data sudah dapat diambil atau akan dikirimkan. Setiap data yang disediakan oleh UPSPK dilengkapi dengan kata-kunci (password) untuk membuka. Informasi kata-kunci akan diberikan langsung kepada pemohon apabila pemohon datang ke kantor TNP2K untuk mengambil CD Data. Apabila CD Data dikirimkan melalui pos, maka informasi kata-kunci (password) akan dikirimkan melalui surat-elektronik (e-mail) kepada staf yang telah ditunjuk resmi oleh instansi/lembaga pemohon sebagai penanggung-jawab data.